E-Mail-Archivierung bietet nicht nur zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile, sie kann für viele Unternehmen zudem eine zwingende Notwendigkeit darstellen. Geltende rechtliche Anforderungen können grundsätzlich nicht ohne eine solche Lösung erfüllt werden. Besonders der rechtliche Aspekt der Archivierung ist sehr vielschichtig und von zahlreichen Grauzonen geprägt.

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Die wichtigsten Fragestellungen

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Was muss archiviert werden?

Gemäss Art. 957 ff. Obligationenrecht (OR)1 und Art. 1 ff. Geschäftsbücherverordnung (GeBüV)2 gilt für Unternehmen die Buchführungspflicht. Folgende Unterlagen sind von der Pflicht zur ordnungsgemässen Buchführung und Aufbewahrung erfasst:

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• Buchungsbelege Geschäftsbücher

• Arbeitsanweisungen, die notwendig sind, um die Geschäftsbücher zu verstehen

• Geschäftsbericht, wobei dieser die Jahresrechnung enthält, die sich aus der Bilanz, der Erfolgsrechnung und dem Anhang zusammensetzt (wobei Vorschriften für grössere Unternehmen und Konzerne vorbehalten bleiben)

• Revisionsbericht

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Als Buchungsbelege gelten alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer Form, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können (Art. 957 a Abs. 3 OR3). Beispiele von Buchungsbelegen sind z. B. eingehende und ausgehende Geschäftskorrespondenz, Rechnungen, Angebote, Aufträge, Auftragsbestätigungen, Mängelrügen, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege,

Verträge, sofern diese notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachzuvollziehen. Ebenfalls erfasst sind Mitteilungen zwischen Unternehmen desselben Konzerns oder solche, die nur eine einmalige Kontaktaufnahme bezwecken, sofern diese notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachzuvollziehen. All dies gilt auch dann, wenn diese Korrespondenz bzw. die entsprechenden Dokumente per E-Mail versendet werden.

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Bei mehrwertsteuerrelevanten Belegen sind ebenfalls die Bestimmungen zur Buchführung nach Art. 957 ff. OR sowie die GeBüV einzuhalten. Danach sind insbesondere für Mehrwertsteuerzwecke sämtliche Geschäftsvorfälle vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch zu erfassen und zu archivieren. Zu jeder Buchung muss ein Beleg auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form vorliegen, um den zugrunde liegenden Sachverhalt nachvollziehen zu können, wobei sichergestellt sein muss, dass elektronische Belege jederzeit innert angemessener Frist lesbar gemacht werden können

(Art. 6 GeBüV4).

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Vorteile für Ihr Unternehmen

 

•    Rechtssichere E-Mail-Archivierung gemäss GoBD (nach IDW PS 880 zertifiziert)

•    Einhaltung der EU-DSGVO

•    Schnelle Suche über E-Mails und Dateianhänge

•    Schutz vor Datenverlust

•    Entlastung von E-Mail-Server

•    Reduzierung des Speicherbedarfs um bis zu 70%

•    Vereinfachung von Backup

•    Restore Unabhängigkeit von PST-Dateien

•    Keine Postfachbegrenzungen

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